Eftersom jag oftast har en flera projekt på gång samtidigt, så kan projektplanering vara en utmaning ibland. Att jag varvar stora med små projekt och egna projekt med kundprojekt hjälper nog inte heller till. Eller att jag för det mesta jobbar från kaféer i städer som Hongkong, Buenos Aires, Hanoi och Sorrento.
De senaste åren har jag testat en rad olika sätt att hålla ordning på arbetet – allt från Todoist, Asana och Google calendar till papperslappar. Jag tycker det är svårt att hitta en bra balans mellan styrning/flexibilitet och samtidigt inte lägga för mycket tid på planering eller sätta upp orealistiska mål.
De senaste året har jag dock gradvis börjar komma fram till en metod som funkar för mig. Den är inspirerad av Scrum och jag använder Trello som personlig Kanban-board:
- Varje sprint är en vecka. Det ger mig tillräckligt med tid för att få saker klara, men går fortfarande att överblicka. Dessutom är det enkelt eftersom så mycket annat i samhället är veckobaserat.
- Jag har en lista för varje större projekt jag arbetar med och en gemensam för mindre grejer. I projektlistorna lägger jag till kort för allt som jag kommer på ska göras, alla buggar och alla idéer för features.
- Varje söndag går jag snabbt igenom korten och sätter en grov tidsuppskattning (i timmar) på de som inte redan har någon. Jag funderar igenom vad som är viktigast och lyfter jag över kort som motsvarar 40 timmar till veckans att-göra-lista i prioritetsordning. Jag försöker att hålla mig till ett huvudprojekt varje vecka, med underhåll eller buggfixar för ett eller två projekt till.
- Kort med tidsuppskattning på över 6 timmar brukar jag försöka dela upp. Mellan två till fyra timmar per kort tycker jag funkar bäst, men det kan finnas kort på en halvtimme upp till åtta timmar.
- Inför varje dag lyfter jag över 6-9 timmars arbete till dagslistan. När jag är klar med varje kort flyttar jag över det till veckans har-gjort-lista.
- När veckan är slut stämmer jag av vad jag har gjort och arkiverar veckans listor.
- Eftersom jag kan jobba med flera olika projekt samma vecka tycker jag det underlättar att färgkoda projekten, och för att slippa räkna timmar själv använder jag Chrome pluginet Scrum for Trello.
Min Kanban-board
Jag mäter inte arbetstiden, men använder RescueTime för att hålla lite koll på var jag gör. Jag skulle gissa att det blir 6 timmars effektivt arbete per vardag med totalt 8 till på helgen – så 40 timmar verkar rimligt att planera för. Till det kommer tid jag lägger på research på kvällen och planering/skissande på kafé på väg till jobbet varje morgon.
Jag är nyfiken på hur andra enmansföretagare projektleder sig, så skriv gärna en kommentar om du har ett annat arbetssätt som funkar för dig.